¿Cómo presupuestar un taller o un curso?

““Si se os pregunta: ¿qué es la muerte?, responded:
“la verdadera muerte es la ignorancia”. ¡Cuántos muertos vivos!”

Pitágoras

¿Te han pedido alguna vez impartir un taller formativo y no sabías cómo presupuestarlo? ¿Tienes una idea creativa para desarrollar un taller pero no sabes si cobrarlo o qué precio poner?

Presupuestar un taller es una ardua tarea que puede ser simplificada si conocemos los “cómos”. No obstante, será preciso detenernos en algunos de los posibles fallos más frecuentes (cinco, para ser más concretos) que cometemos antes de comenzar.

Primer error: plantear el precio del curso según lo que consideramos que pueden pagar o no los asistentes a la formación, prejuzgando sus necesidades, sus posibilidades y sus prioridades.

Segundo error: menospreciarnos asumiendo que existen otros profesionales que imparten una docencia similar a precios más competitivos.

Tercer error: creer que el precio más bajo suele tener mejores resultados.

Cuarto error: olvidar pagar nuestros honorarios, priorizando otra serie de gastos.

Quinto: asumir que la ausencia de éxito en la afluencia de público es proporcional al precio que se decidió cobrar.

¿Les tenemos? ¡Pues a corregirlos!

Imagen de un ordenador y al lado una calculadora

Antes de nada, siéntate. Date unos minutos para ti y tu proyecto. Coge un papel y un lápiz para y escribe todo lo que necesitarías para llevar a cabo el taller, repito: TODO.

¿Lo tienes? No te olvides de nada, por muy nimio que te parezca: alquiler de la sala, tarjetas personales (en el caso de que aún no tengas) para entregar a la salida, bolígrafos, flyers, algún material que hayas pensado entregar, cañón, ordenador, las cartulinas para el caso de que decidas hacer entrega de títulos acreditativos….

Una vez que lo tengas todo, escribe al lado el precio que te va a costar cada cosa. Quizás no lo sepas en ese instante y necesites pedir o comparar presupuestos. No te impacientes: hay que hacerlo bien, no rápido. Es importante que no pongas valores económicos intuitivos, sino exactos. Es decir: si el alquiler de la sala es de 161,50 euros con el IVA incluido, ponlo así y no “más o menos unos 150 euros”, ya que podría luego descuadrar todo el presupuesto.

Añade al presupuesto tus honorarios. ¿Cuánto quieres ganar? Quizás la pregunta es poco específica, así que, pregúntate mejor: ¿cuál es tu precio por hora?, ¿70 euros?
Perfecto, eso lo marcas tú. Multiplica las horas que impartirás, súmale dos más en concepto de “desplazamiento, organización y recogida de los materiales”, y otras dos horas por la realización del PowerPoint, o para estructurar el taller tu cabecita. Aunque es muy probable que le dediques más horas, hay que poner un límite. El sumatorio de todo será tu “precio” por impartir el curso.

Por último, incluye el apartado “por si acaso”, que suele valorarse en un 7% del total. Si has hecho bien el presupuesto, lo más lógico es que no gastes ni un solo céntimo de esta partida. No te preocupes, ese excedente lo invertirás en ser tu próximo proyecto. Pero, ¿te imaginas que surgiera un imprevisto en el desarrollo del taller y no hubiera una partida económica específica? Terminaríamos pagándolo de nuestro propio bolsillo.

Ahora, súmalo todo (necesidades, tus honorarios y el por si acaso..). Calcula el número mínimo de personas y divídelo por el total. Esto te dará el precio del taller por individuo.
¡Ojo, que debes calcular el número mínimo de personas con las cuales el taller podría ser llevado a cabo! No lo calcules sobre el número máximo, ya que nos haríamos trampas o nos saldría muy caro.

Imagínate que el taller que quiero realizar es “Sexualidad y embarazo” y que el coste presupuestado final es de 1075 euros, todo incluido. No sería lo mismo que el mínimo lo marcará en 10 participantes (107.5 euros por persona) que en 20 (53,75 euros).
Imaginemos que, al final, y por miedo a que los potenciales participantes consideren que es un precio muy caro, ajusto el precio en 54 euros para no pillarme las manos. ¿Puedes imaginar la ansiedad que va a generarme cuando lleve 12 matriculados y queden sólo 48 horas para dar el taller? Ademas, en este supuesto, habría hecho una recaudación de 648 euros, y habría puesto de mi bolsillo 427 euros, algo menos gracias al “por si acaso..”, y habría decidido, casi con seguridad, no volver a organizar nada en mi vida.

En cambio, si mi precio hubiera sido 108 euros y se hubiesen matriculado sólo nueve personas, la recaudación habría sido de 972 euros y habríamos salido “a pre” (teniendo en cuenta el 7% de los imprevistos), pero nuestro salario habría quedado intacto.

Si, aún así crees que es difícil llevar a cabo el taller con los precios calculados, ajusta en el precio de la sala, pide que los asistentes lleven cuaderno y bolígrafo, haz publicidad online o no uses flyers. Lo que quieras salvo reducir tu salario. Por dos motivos: tú tienes que seguir pagando las facturas, nada sale gratis; y porque debes valorarte como profesional de la sexología. Va siendo hora que le demos entre todos la posición que siempre debería haber ocupado nuestra profesión.

En este artículo tan sólo te muestro unas pequeñas pinceladas: habría que incluir el porcentaje que deberemos pagar a hacienda, y alguna que otra circunstancia más. Pero, para comenzar, puede valernos.

Ojalá cuelgues el cartel: “No quedan plazas vacantes”. Mucha suerte.

Rosa Montaña

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