¿Cómo organizar el caos de las mil cosas que tienes que hacer?

“Termina los proyectos que empieces, cumple los compromisos que hayas adquirido, haz honor a tus promesas; sí así lo haces, tanto tu yo consciente como el inconsciente podrán tener éxito, lo que te llevará a un sentimiento de plenitud, valía e identidad”
John Roger

¿Has sentido alguna vez la parálisis en tu cuerpo cuando tienes mil cosas que hacer y no sabes por dónde comenzar?, ¿no paras de solucionar problemas, contestar e-mails, llamar por teléfono y, al final del día, sientes como si no hubieras hecho nada? No sabes cómo te entiendo. Debes de tomar muchas decisiones en tu día a día pero no siempre estás seguro de por qué decides una y no la otra. ¿Qué puedes hacer, entonces?
No todo tiene la misma prioridad en la vida, ni el mismo grado de urgencia. Por eso, debes de saber cómo gestionar cada faceta de tu vida.
Tenemos tres tipos de modelos: el que te permite decidir y gestionar las acciones en el instante; el que te permite identificar el trabajo diario; y el que te facilita la revisión de tu trabajo o tu proyecto laboral, aquél con el que quieres comprometerte.

Imagen de un escritorio lleno de libros y apuntes

A) Modelo de decisión de la acción según el momento.

El reloj de tu despacho te susurra que son las 19:17 y que te quedan menos de dos horas para colgar el cartel de “Cerrado” y marchar a casa a descansar. ¿Qué haces con el tiempo restante? Tienes tantas cosas pendientes que no sabes por dónde coger al toro. Tranqui, no siempre es necesario agarrar a la bestia por los cuernos. ¿De qué dependerá, entonces? Puedes decidirlo en ese mismo instante según el contexto, la prioridad, el tiempo y la energía disponibles.
El contexto limitará algunas de las acciones que podrás llevar a cabo en cada momento. Por ejemplo: habrá tareas que podrás realizar en cualquier lugar y contexto ya que sólo necesitarás un lápiz y un papel; sin embargo, habrá otras para las que necesitarás tener un ordenador a mano o el teléfono móvil cargado para realizar alguna llamada. Así que no te tortures diciéndote: “debería estar haciendo esto…pero no tengo….”.
El tiempo disponible. Imagínate por un instante que debes hacer una llamada a la directora de un centro educativo con el que vas a cerrar un contrato para realizar educación sexual. Y que dispones tan sólo de diez minutos antes de entrar a terapia para tu siguiente cita. ¿Sería recomendable que hicieras la llamada en ese momento? ¿Qué sucedería si quisiera preguntarte un par de cuestiones que le ha transmitido su equipo directivo o si quisiera confirmar el calendario lectivo para prefijar las sesiones docentes de todo el año? ¿Le dirías, sin más: “lo siento pero no puedo seguir haciéndole el caso que requiere”? Calcula bien los tiempos y, como no todo dependerá de ti, concédete algunos minutos de más para las reuniones y las llamadas de trabajo. Sobretodo al principio, cuando más inseguro puedas sentirte.
La energía disponible. ¿Has pensado alguna, tras seis agotadoras horas impartiendo docencia, en ponerte a redactar la memoria de algún proyecto pendiente o en citarle tres o cuatro sesiones de terapia para la tarde aunque, en realidad, no podrás ni con tus huesos? Es muy importante que recuerdes que no eres ningún superhéroe o heroína. Debes gestionar muy bien tus fuerzas, tanto las físicas como las mentales, con los pies bien puestos en el suelo de la realidad y sin dejarte llevar por esa romántica inocencia de creer poder con todo.
Y, ¿qué sucede si, al final, tienes el mejor contexto posible, posees el tiempo y la energía necesarias y, aún así, sigues teniendo varias opciones para elegir y no terminas por decidirte? Entonces, piensa en la prioridad de las opciones y decídete por aquella que te reportará un mayor beneficio económico, emocional o profesional. Y, si pueden ser en las tres vertientes, mejor que mejor.

 

B) Modelo para identificar tu trabajo diario.

Lo primero que tendrías que hacer es definir qué y cuál es tu TRABAJO (permíteme que lo ponga en mayúsculas). Sé que muchas de las personas a las que consideras de los tuyos (padres, pareja, hijos, amigos) no entenderán tu trabajo. No desperdicies tiempo ni saliva en hacérselo entender. A veces, simplemente no lo quieren entender. Habrá miles de ocasiones en las que tu trabajo no obtenga una remuneración directa e inmediata, sino una forma de inversión a medio o largo plazo. ¡No desistas! Si tú lo tienes claro, empieza a distinguir las actividades que te acercan a tus metas y tus objetivos de aquellas que te alejan de ellos. Sin miedo a perder oportunidades porque no son tus oportunidades, son las de otros: ¡recuérdalo! A mi me pasa algo parecido cuando voy a comprar a “Ikea”. Si tengo claro lo que voy a comprar, me resulta sencillo resistirme a las tentaciones que se me ofrecen y no introduzco nada en mi carro que no esté escrito en mi lista. Pero como no lo tenga claro…entonces estoy perdida y regreso a mi hogar con la molesta sensación de no saber qué hacer con todos los cacharros que llenan mi maletero.

Segundo: define tus actividades prefijadas y apúntalas en tu agenda. Proporciónales una cita y haz un listado. Pero no como el de la lista del supermercado, de eso nada. Escribe la tarea, cómo debes realizarla y, si me permites sugerírtelo, el porqué. Te lo explico con el ejemplo de la llamada que comenté previamente. En ese caso, yo escribiría en mi agenda lo siguiente: “Llamar por teléfono a las 9:30 a María García, directora del Centro del Apostolado para concretar las fechas y horarios programados para impartir el proyecto de educación afectivo-sexual del año 2017 a los curas de primero a cuarto de la ESO”. Ya sé que, ahora mismo, tu cabeza pensará: “¿en serio que hace falta escribir todo eso?”. Mi respuesta es que sí. Porque una vez que lo escribes, estás dando una orden a tu cerebro que incluye lo que tiene que hacer, cuando y cómo hacerlo. De esta manera, consigues liberar un espacio en su interior que te va a poder permitir pensar en otra cosa sin que las ideas circulares y recurrentes, que aún no has resuelto, te asalten una y otra vez, evitando que te concentres adecuadamente.

Y tercero: aunque quieras tenerlo todo perfectamente controlado, siempre van a existir circunstancias que escapen a tu control y que interrumpirán tu quehacer diario. Son esas actividades que surgen en el momento. ¿Qué hacer con ellas? Si la actividad puede resolverse en menos de dos minutos, hazlo y una cosa menos. Si prevés que te va a llevar más tiempo, déjalo en la carpeta de “pendientes” (escríbetelo o ponte un “post-it”) para valorar más adelante si es una tarea que se pueda diferir a otro momento o, quizá, que pueda ser delegada en otra persona…pero esto me llevaría más de dos minutos explicarlo, así que lo dejo para otro artículo.


C) Modelo para revisar tu TRABAJO.

En un párrafo previo, cité la necesidad de revisar nuestro trabajo, con la pequeña trampa de no explicarte cómo hacerlo. Ahora ha llegado el momento de explicarlo, después de una pequeña postergación que le ha otorgado la importancia que tiene. Y es que vamos a hablar de tu futuro y tus horizontes. Podrías dividir la revisión de tu trabajo en:

  • Acciones actuales. Son esa multitud de recados y obligaciones que haces cada día y que nadie puede hacer por ti. ¡Son un horror! Porque, aunque quieras terminarlas todas, siempre surge alguna más y más. Así que acéptalo y no te martirices. Sólo intenta que no te roben todo tu tiempo: prioriza.
  • Proyectos actuales. Son aquellos que gestionas en el momento actual y que tienen un resultado en el corto plazo. Son los que te permiten seguir subsistiendo y pagar las facturas. Son imprescindibles. Aún así, trata de que estén en la línea de tus compromisos de meta. No te apartes del camino y piensa no sólo en el ahora, sino en dentro de seis meses. Digo yo que también tendrás facturas que pagar para entonces.
  • Áreas de enfoques y responsabilidades. Tú, y sólo tú, debes ser la persona que cree o acepte los proyectos y las acciones a llevar a cabo, en virtud de tus intereses y de tus responsabilidades (tanto en el ámbito personal como en el laboral). Pero éstos son mutables, según tu desarrollo biográfico. No hipertrofies nunca una de las dos vertientes, dejando abandonada a la otra. Trata de gestionarlas de tal manera que ambas facetas de tu vida estén perfectamente ponderadas entre ellas.
  • Metas. Son todo aquello que desees experimentar dentro de un plazo de dos a tres años. Te guiarán en tu camino. En el libro “Alicia en el país de las maravillas” lo definen de una manera bárbara. Alicia le pregunta al gato de Cheshire: “¿podrías decirme, por favor, qué camino debo seguir para salir de aquí? -Eso depende en gran parte del sitio al que quieras llegar- le responde el gato. -No me importa mucho el sitio- contesta Alicia. -Entonces, tampoco importa mucho el camino que tomes- le replica el gato.” Una vez recordado este pasaje de la infancia, ¿sabes, entonces, cuáles son tus metas?
  • Visión. Hará que te plantees tus proyectos de tres a cinco años vista. Te hará replantearte factores internos, como por ejemplo: tu profesión de base, tu economía, tu familia, la calidad de vida que quieres tener; y también factores externos, como por ejemplo: las tendencias de moda, los recursos o formaciones que han podido quedarse obsoletos debido a la implantación de nuevas tecnologías o al desarrollo social en el que vivimos. No seas rígido de mollera: han existido grandes empresas que se han venido abajo en épocas de crisis debido a que no quisieron adaptarse a los nuevos tiempos.
  • Propósitos y principios. Esta es la visión más general y puede hacer que te cuestiones todo en tu vida: ¿por qué eres sexólogo?, ¿por qué decidiste ser tu propio jefe y trabajar para ti?, ¿por qué te planteas crear una asociación o montar una empresa? Es tu descripción definitiva. Todas tus metas, visiones, objetivos, proyectos y acciones derivan de ella y conducen a ella.

Sea como fuere y, decidas por un modelo u otro, ten claro lo siguiente: ¡organiza tu caos y deja de usarlo como excusa!
Piensa como si no existiera tu caos mental, siente que no existe y actúa de manera que el caos no te controle. Obtendrás los resultados de la gestión que siempre soñaste.
¡Feliz semana!

Rosa Montaña

PD: Te recuerdo que hoy tienes la oportunidad de escuchar a un maestro de las ventas: a Jose Manuel Vega, quien nos enseñará técnicas de cómo vender, ya que “Todos somos vendedores”. Aún estás a tiempo.

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